Versie 1.3 van 30 augustus 2026 (initiële versie 1.0 van 9 augustus 2026).
Versie 1.0 droeg sinds 23 augustus 2026 de vermelding "NIET GEBRUIKEN": zij was verouderd en op twee punten feitelijk onjuist, en mocht aan geen enkele club worden overhandigd noch worden ondertekend. Die waarschuwing was terecht, en zij verdwijnt hier niet omdat zij ongemakkelijk was, maar omdat de tekst die zij afdekte is vervangen. Wat zij aanwees, is hersteld:
Vier andere gebreken van versie 1.0 worden bij dezelfde gelegenheid hersteld, en het zijn geen details:
Te lezen vóór ondertekening. Deze tekst is een ontwerp dat intern door Takion is opgesteld. Hij is niet nagelezen door een advocaat. Hij is bruikbaar in deze staat om te begrijpen wie wat doet en om de partijen te verbinden, en hij voorziet zelf in zijn vervanging door de nagelezen versie (artikel 15). Dit voorbehoud zal in die versie verdwijnen.
Wanneer een club Gunbix gebruikt om de documenten van haar leden op te volgen, haar toegangsregister bij te houden of haar bestand over te nemen, treden twee verschillende personen op met betrekking tot dezelfde gegevens.
De Club beslist: zij kiest ervoor een medisch attest, een betaald lidgeld of een federatievergunning te eisen, zij onderzoekt de stukken, zij trekt er de gevolgen uit voor haar leden, zij is erkend om een schietstand uit te baten en de wet verplicht haar er het register van bij te houden. In het gegevensbeschermingsrecht is degene die beslist de verwerkingsverantwoordelijke.
Takion voert uit: zij levert het instrument, slaat op, bedient en wist, maar zij beslist niet wat wordt geëist, noch wie in orde is, noch wie de stand betreedt. Wie voor rekening van een ander uitvoert, is de verwerker.
Artikel 28 AVG verbiedt een verantwoordelijke gegevens toe te vertrouwen aan een verwerker zonder een schriftelijke overeenkomst die vastlegt wat die wel en niet mag doen. Dat is deze overeenkomst.
Enerzijds, de Club, in haar Gunbix-ruimte geïdentificeerd door haar statutaire benaming, haar rechtsvorm, haar ondernemingsnummer, haar maatschappelijke zetel en de naam van de ondertekenaar die haar verbindt. Deze gegevens zijn opgenomen in bijlage 0 en worden vastgelegd op het ogenblik van de aanvaarding. Hierna de Club of de Verantwoordelijke.
Anderzijds, TAKION SRL, besloten vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Rue Mansart 39/A, 7534 Doornik (België), ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 1014.464.305, vertegenwoordigd door haar bestuurder Giannino Cuignet, hierna Takion of de Verwerker.
Contact inzake gegevensbescherming: privacy@takion.be
Deze overeenkomst omkadert de verwerkingen van persoonsgegevens die Takion voor rekening van de Club uitvoert in het kader van de dienst Gunbix, zoals beschreven in bijlage 1.
Zij vult de algemene gebruiksvoorwaarden van Gunbix aan. Bij tegenstrijdigheid over een vraag van gegevensbescherming heeft deze overeenkomst voorrang.
Zij dekt niet de verwerkingen waarvoor Takion zelf verantwoordelijke is: het beheer van de gebruikersaccounts, de wapeninventaris en de schietbeurten van een Gebruiker, de beveiliging van het platform, de facturatie. Die worden beschreven in het privacybeleid van Gunbix.
De overeenkomst wordt gesloten door de aanvaarding van de Club in de Dienst, onder de voorwaarden van artikel 2 bis. Zij treedt in werking op de datum van die aanvaarding.
Zolang zij niet is aanvaard, weigert de Dienst de verwerkingen van bijlage 1 te openen. Die weigering is technisch en hangt van geen enkele menselijke handeling bij Takion af. Zij betreft de opening en de nieuwe registraties; zij betreft nooit de raadpleging, de extractie of de wissing van reeds toevertrouwde gegevens, noch de voortzetting van een reeds geopend toegangsregister, dat de regelgeving de Club verplicht bij te houden.
De overeenkomst loopt zolang de Club de Dienst gebruikt. Zij blijft van kracht na het einde van de relatie voor wat betreft de teruggave en de wissing van de gegevens (artikel 11) en de vertrouwelijkheid (artikel 4).
Wie aanvaardt. Een natuurlijke persoon die in de Dienst over beheerderstoegang tot de club beschikt en die uitdrukkelijk verklaart bevoegd te zijn om de Club te verbinden. Die verklaring wordt geregistreerd met zijn naam en zijn functie.
Wat wordt bewaard. Voor elke aanvaarding bewaart de Dienst, zolang de Club bestaat: de benaming, de rechtsvorm, het ondernemingsnummer en de maatschappelijke zetel van de Club zoals zij waren op de dag van de aanvaarding; de naam en de functie van de ondertekenaar; de datum en het uur; het oorsprongsadres van de verbinding, ingekort na negentig dagen; het versienummer van deze overeenkomst en de cryptografische afdruk van de aanvaarde tekst. Die afdruk maakt het mogelijk om jaren later vast te stellen welke tekst precies is aanvaard.
Wat aan de Club wordt overhandigd. Een gedateerd document met deze gegevens, de volledige tekst van de overeenkomst en de handtekening van Takion voor de betrokken versie. Een Club die de voorkeur geeft aan een met de hand ondertekend exemplaar, kan dat vragen via privacy@takion.be.
Versiewijziging. Takion informeert de Club over elke substantiële nieuwe versie dertig (30) dagen vóór de inwerkingtreding ervan, door een melding in de Dienst en per e-mail aan het contactadres van de Club. Na het verstrijken van de vooropzegging is een nieuwe aanvaarding vereist voor de nieuwe registraties, onder dezelfde voorwaarden en met dezelfde voorbehouden als in artikel 2. Een correctie die geen enkel recht van de Club en geen enkele verplichting van Takion vermindert, met name de feitelijke bijwerking van een bijlage, treedt in werking zonder vooropzegging en wordt in de Dienst gesignaleerd.
Takion verwerkt de gegevens enkel op gedocumenteerde instructie van de Club. Als zodanige instructies gelden:
Takion informeert de Club indien een instructie haar een inbreuk lijkt te vormen op de AVG of op een andere toepasselijke bepaling, en kan de uitvoering ervan opschorten tot schriftelijke bevestiging.
Door het ontwerp aanvaarde grens. De Club kan Takion niet instrueren een uittreksel uit het strafregister of enig ander document betreffende strafrechtelijke veroordelingen op te slaan. De Dienst weigert die indiening, en die weigering is niet instelbaar. De Club beschikt over de vaststelling zonder stuk ("origineel gezien en ontvangen"), die voor haar dossier hetzelfde rechtsgevolg heeft zonder dat enig document in het systeem terechtkomt. Deze grens beschermt de Club evenzeer als Takion.
Tweede grens. De Club kan Takion niet instrueren een lijn uit het toegangsregister te doen verdwijnen vóór het einde van de wettelijke bewaartermijn, noch het soort bezoek of de uren van binnenkomst en vertrek ervan te wijzigen. Een foutieve registratie wordt geannuleerd door een markering, nooit door een verwijdering, en de verbetering van een ander veld bewaart de vorige waarde in het logboek van de Club. Dat is wat het koninklijk besluit van 4 mei 2018 verwacht van een geïnformatiseerd bijgehouden register.
Bezorging. Takion meet het lot van de e-mails die zij voor rekening van de Club bezorgt (aanvaard, geweigerd, uitgesteld, gemeld als ongewenst). Die meting is noodzakelijk voor de uitvoering van de instructie van de Club - een bericht bij haar leden krijgen - en maakt deel uit van deze overeenkomst. Takion legt daarover verantwoording af aan de Club in de vorm van het aantal bereikte bestemmelingen en de mislukte adressen. In die gebeurtenissen wordt geen enkel e-mailadres, geen enkel onderwerp, geen enkele berichtinhoud, geen enkel IP-adres en geen enkele user agent bewaard: zij zijn verbonden aan de account van de bestemmeling, en een gebeurtenis betreffende een adres zonder account duidt niemand meer aan.
Lezing. De meting van de opening van een e-mail en van de klik op de links die hij bevat, is niet door deze overeenkomst gedekt, en de Club kan die op vandaag niet instrueren. Zij is niet geactiveerd: de overeenkomstige instellingen zijn leeg in de uitgerolde configuratie van de Dienst, en niet louter ongebruikt.
Mocht zij het worden, dan zouden de rollen als volgt worden verdeeld, en de partijen komen dat nu reeds overeen:
Takion ziet erop toe dat elke persoon die zij machtigt de gegevens te verwerken, gehouden is tot een wettelijke of contractuele vertrouwelijkheidsplicht en de gegevens enkel raadpleegt voor zover strikt noodzakelijk voor de uitvoering van de dienst.
De Club gaat dezelfde verbintenis aan voor haar bestuurders, haar validators en elke persoon aan wie zij een toegang in de Dienst opent, en houdt de lijst van de betrokken personen bij met de beschrijving van hun functie, overeenkomstig de artikelen 9 en 10 van de Belgische wet van 30 juli 2018 wanneer gezondheidsgegevens of gerechtelijke gegevens in het geding zijn.
Takion voert de in bijlage 2 beschreven technische en organisatorische maatregelen door, die passend zijn gelet op het risico en op de stand van de techniek. Zij kan ze doen evolueren, op voorwaarde dat het beschermingsniveau niet daalt.
Bijlage 2 bevat een onderdeel "Wat deze maatregelen niet dekken". Dat is geen stijlclausule: het somt de beschermingen op waarvan Takion weet dat zij niet zijn ingevoerd. De Club houdt daarmee rekening in haar eigen analyse en bij de keuze van de gegevens die zij toevertrouwt.
De Club erkent dat de beveiliging van haar eigen toegangen haar toekomt: de keuze van de personen aan wie zij een rol toevertrouwt, de intrekking van die rol bij het vertrek van een bestuurder, en de waakzaamheid van haar leden over hun account.
De Club machtigt Takion een beroep te doen op de in bijlage 3 opgesomde subverwerkers.
Takion informeert de Club over elke toevoeging of vervanging ten minste dertig (30) dagen vóór de inwerkingtreding ervan, door een melding in de Dienst en per e-mail aan het contactadres van de Club. Dezelfde vooropzegging geldt voor de ingebruikname van een in bijlage 3 als niet actief vermelde subverwerker. De Club kan zich daartegen verzetten om een redelijke reden die verband houdt met de gegevensbescherming; bij gebreke van akkoord kan zij haar gebruik van de Dienst kosteloos en zonder boete beëindigen.
Takion legt aan elke subverwerker beschermingsverplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan die van deze overeenkomst, en blijft jegens de Club volledig aansprakelijk voor de uitvoering ervan.
Wat is afgedwongen. De opslag van de aangeleverde bestanden (documentaire stukken, foto's, avatars) gebeurt in een container die is aangemaakt in de jurisdictie Europese Unie: de beperking wordt bij de aanmaak gesteld en hangt van geen enkele instelling af.
Wat wordt vastgesteld zonder te zijn afgedwongen. De databank die de overige gegevens draagt, is gelegen in West-Europa. Die ligging is een aan de leverancier gegeven aanwijzing, geen contractuele residentiewaarborg: een jurisdictie kan enkel worden gesteld bij de aanmaak van een databank, en die verrichting is niet uitgevoerd. Takion zal de Club informeren wanneer dat wel het geval is. De Club kan bijgevolg in de huidige stand aan haar leden niet bevestigen dat hun gegevens op het niveau van de databank een afgedwongen Europees verblijf genieten.
Uitvoering. De code van de Dienst wordt uitgevoerd op het wereldwijde netwerk van de leverancier, aan de rand, wat een mogelijke verwerking vanuit een derde land inhoudt.
Doorgiften. De e-mails aan de leden voor rekening van de Club worden bezorgd door een in de Verenigde Staten gevestigde dienstverlener (bijlage 3). Die doorgiften, en de bijkomende technische toegangen vanuit een derde land, zijn omkaderd door de standaardcontractbepalingen vastgesteld door de Europese Commissie op 4 juni 2021, aangevuld met versleuteling tijdens het transport en versleuteling in rust verzorgd door de hostingpartij.
Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover zij beschikt, staat Takion de Club bij:
De Club blijft als enige verantwoordelijk om haar effectbeoordeling uit te voeren wanneer die vereist is, en om haar eigen register van verwerkingen bij te houden. De platformbeoordeling van Takion treedt daarvoor niet in de plaats: zij kent noch het aantal leden van de Club, noch het aantal personen aan wie die een toegang opent, noch de vereisten waartoe die beslist.
Takion meldt de Club elke inbreuk in verband met persoonsgegevens die de voor haar rekening verwerkte gegevens treft, zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen achtenveertig (48) uur nadat zij er kennis van heeft gekregen, op het contactadres van de Club.
De melding beschrijft de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokken personen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of overwogen maatregelen.
De melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, in voorkomend geval, aan de betrokkenen komt toe aan de Club, in haar hoedanigheid van verantwoordelijke.
Takion houdt het register bij van de verwerkingen die zij uitvoert voor rekening van haar verantwoordelijke klanten, overeenkomstig artikel 30, lid 2, AVG. De fiches die met deze overeenkomst overeenstemmen, zijn de fiches 14 (documentaire cyclus en licentiedossier), 15 (standregister), 16 (ingevoerde leden) en 18 (aanwezigheidsregister van de leden) van haar interne register, ter beschikking gehouden van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Bij het einde van de relatie, en naar keuze van de Club schriftelijk uitgedrukt binnen dertig (30) dagen:
Bij gebreke van een binnen die termijn uitgedrukte keuze gaat Takion over tot wissing, met uitzondering van het toegangsregister, dat het koninklijk besluit van 13 juli 2000 verplicht tien jaar te bewaren en waarvan de voortijdige wissing de Club in gebreke zou stellen. Dat register wordt aan de Club teruggegeven en vervolgens gewist.
Bepaalde gegevens worden vóór het einde van de overeenkomst gewist, tijdens de dienstverlening, omdat de bewaring ervan geen bestaansreden heeft: de octetten van een medisch attest verdwijnen op het ogenblik van de beslissing van de Club, en de octetten van de overige stukken na de termijnen van bijlage 1. Die wissingen hangen niet af van een verzoek van de Club: zij worden door de Dienst zelf uitgevoerd, door een dagelijkse doorloop.
Takion stelt de Club de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van de verplichtingen van artikel 28 aan te tonen, met name het in artikel 10 bedoelde register, bijlage 2 en de effectbeoordeling van het platform.
De Club kan een audit vragen, op haar kosten, eenmaal per jaar en mits een redelijke vooropzegging, uitgevoerd door haarzelf of door een onafhankelijke auditor die tot vertrouwelijkheid is gehouden. Die audit mag geen afbreuk doen aan de beveiliging noch aan de vertrouwelijkheid van de gegevens van de andere clubs.
Elke partij is aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door een verwerking die haar eigen verplichtingen miskent, onder de voorwaarden van artikel 82 AVG.
De aansprakelijkheidsbeperkingen voorzien in de algemene gebruiksvoorwaarden van Gunbix zijn van toepassing, zonder afbreuk te kunnen doen aan de rechten van de betrokkenen of aan dwingende bepalingen.
Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht. Elk geschil behoort tot de bevoegdheid van de Ondernemingsrechtbank van Henegouwen, afdeling Doornik, na een poging tot minnelijke regeling.
Deze tekst is niet nagelezen door een advocaat, en de Club wordt daarvan vóór de aanvaarding op de hoogte gebracht. Wanneer een door een juridisch professional nagelezen versie wordt gepubliceerd, zal zij deze vervangen volgens de procedure van artikel 2 bis. Indien die nagelezen versie geen enkel recht van de Club en geen enkele verplichting van Takion vermindert, aanvaardt de Club op voorhand dat zij in de plaats treedt van deze, zonder nieuwe onderhandeling, waarbij de nieuwe aanvaarding dan als eenvoudige vaststelling geldt.
In te vullen door de Club op het ogenblik van de aanvaarding, en vastgelegd in het bewijs daarvan.
| Element | Waarde |
|---|---|
| Statutaire benaming | |
| Rechtsvorm | |
| Ondernemingsnummer (KBO) | |
| Maatschappelijke zetel | |
| Adres van de schietstand, indien verschillend | |
| Erkenningsnummer van de schietstand | |
| Contactadres voor de meldingen | |
| Naam van de ondertekenaar | |
| Functie van de ondertekenaar |
Vijf onderscheiden verwerkingen worden uitgevoerd voor rekening van de Club. Zij hebben noch dezelfde rechtsgrond, noch dezelfde termijn, noch dezelfde ontvangers.
| Element | Inhoud |
|---|---|
| Voorwerp | Opvolging van de documenten die de Club van haar leden verlangt, en samenstelling van het dossier voor de aanvraag of de hernieuwing van een sportschutterslicentie |
| Aard van de verrichtingen | Verzameling, registratie, bewaring, raadpleging, terbeschikkingstelling aan het bevoegde personeel van de Club, wissing |
| Doeleinde | De Club toelaten vast te stellen dat een lid in orde is, wie dat niet is aan te manen, en een licentieaanvraag te onderbouwen |
| Rechtsgrond van de Club | Artikel 6, lid 1, punt b), uitvoering van de aansluitingsovereenkomst; punt c), wettelijke verplichting wanneer de regelgeving of het reglement van de federatie de verificatie van een stuk oplegt |
| Betrokkenen | Leden van de Club, met inbegrip van minderjarigen van zestien tot achttien jaar; bestuurders en validators, als auteurs van de beslissingen |
| Gegevens - administratief | Identificator van het lid, betrokken vereiste, datum van indiening, status, bewoording van de beslissing ("gezien", "ontvangen", "doorgezonden"), auteur en datum van de beslissing, gecodeerde weigeringsgrond en commentaar, geldigheidsvenster, fase en data van de licentie, niet-gevoelige administratieve metagegevens |
| Gegevens - stukken | Octetten van de niet-gevoelige documenten (PDF, JPEG, PNG), SHA-256-afdruk, type en grootte |
| Gegevens - burgerlijke identiteit | Naam, voornaam, geboortedatum, adres, postcode, gemeente, land, telefoon. Deze velden blijven eigendom van het profiel van de Gebruiker en zijn voor de Club enkel leesbaar via een projectie beperkt tot één dossier, toegestemd door de kandidaat, met versienummer en herroepbaar. Zonder die toestemmingslijn wordt het aanvraagformulier niet afgedrukt |
| Bijzondere categorieën - gezondheid | Medisch attest van geschiktheid. De octetten bestaan tussen de indiening en de beslissing van de Club, en worden vervolgens gewist. Na de beslissing blijft enkel het bewijs over dat een stuk is gezien of ontvangen |
| Gerechtelijke gegevens | Geen. De indiening van een uittreksel uit het strafregister wordt door de Dienst geweigerd. Enkel een administratieve vaststelling door een bestuurder blijft over |
| Stukken eigen aan de minderjarige kandidaat | Ouderlijke toestemming, door de Dienst aangemaakt in de vorm van een formulier waarvan het ondertekende origineel op papier vertrekt en niet terugkeert; verklaring van begeleiding door een meerderjarige, zonder identiteit van derden |
| Termijn - validatiebewijs | Tijdens de aansluiting van het lid bij de Club, daarna twaalf (12) maanden |
| Termijn - octetten, gewone stukken | Negentig (90) dagen na de beslissing; driehonderdvijfenzestig (365) dagen indien de indiening nooit wordt beslecht |
| Termijn - octetten, medisch attest | Gewist bij de beslissing. Uiterlijk op negentig (90) dagen voor een nooit beslechte indiening |
| Element | Inhoud |
|---|---|
| Voorwerp | Het toegangsregister bijhouden dat het koninklijk besluit van 13 juli 2000, artikel 3, 4°, aan de erkende uitbater oplegt, voor personen die schieten zonder lid te zijn, en de dagkaart van de occasionele schutter opmaken |
| Rechtsgrond van de Club | Artikel 6, lid 1, punt c), wettelijke verplichting: het besluit van 2000 voor de vijf vermeldingen van het register, artikel 5, derde lid, 1°, van hetzelfde besluit voor het adres op de dagkaart, artikel 12, eerste lid, 5°, van de wet van 8 juni 2006 voor de geboortedatum en de nationaliteit. Voor het adres van een gewone bezoeker, dat geen enkele tekst vereist, is de grond het gerechtvaardigd belang van de Club en blijft de verzameling facultatief |
| Betrokkenen | Derden ten aanzien van de Dienst. Natuurlijke personen zonder Gunbix-account, die geen enkele algemene voorwaarde hebben aanvaard en meestal niet weten dat de Dienst bestaat |
| Gegevens | Naam, voornaam, soort bezoek, postadres (verplicht voor een schutter voor één dag, facultatief voor een bezoeker), geboortedatum, nationaliteit, aangegeven club van herkomst, benaming van het begeleidende lid, gebruikt wapen (vastgelegde benaming, type en kaliber, nooit een nominatief wapen uit de inventaris), uur van binnenkomst, uur van vertrek, wijze van afsluiting, auteur van de registratie, annuleringsmarkering |
| Termijn - register | Tien (10) jaar vanaf de binnenkomst, omdat het besluit dat beveelt. Een kortere opschoning zou het stuk vernietigen dat de Club verplicht is voor te leggen |
| Termijn - adres | Tien (10) jaar, samen met de lijn |
| Termijn - geboortedatum en nationaliteit | Vierentwintig (24) maanden, daarna wissing van die twee velden, waarbij de lijn blijft staan |
| Integriteit | Een foutieve registratie wordt geannuleerd door een markering, nooit door een verwijdering, en volgt dezelfde termijnen. De verbetering betreft een gesloten lijst van velden die het soort bezoek en de uren uitsluit; het logboek van de Club bewaart het geraakte veld en de vorige waarde ervan |
| Informatie van de betrokkenen | Artikel 14 AVG. Takion levert de tekst om aan het aanmeldpunt uit te hangen; het uithangen is de handeling van de Club, die er de schuldenaar van is |
| Wat ten laste van de Club blijft | De doorlopende nummering van de dagkaart, haar drie exemplaren, de verzending van een exemplaar aan de voor de verblijfplaats van de schutter bevoegde gouverneur binnen zeven dagen, de voorafgaande verwittiging van de lokale politie die het koninklijk besluit van 4 mei 2018 voor elke geïnformatiseerde bijhouding vereist, en het visum van de bladzijden door diezelfde politie voor een papieren register. Geen van deze handelingen is automatiseerbaar; zij behoren toe aan de uitbater |
| Element | Inhoud |
|---|---|
| Voorwerp | De binnenkomst en het vertrek van de leden van de Club op de stand registreren, voor dezelfde uitbatersverplichting als verwerking 2, en de beoefening van een schutter vaststellen ten aanzien van zijn quotum |
| Rechtsgrond van de Club | Artikel 6, lid 1, punt c), voor de registerverplichting; punt b) voor het aan het lid afgeleverde attest van frequentie |
| Betrokkenen | Leden van de Club, met of zonder Gunbix-account |
| Gegevens | Identificator van het lid, uur van binnenkomst, uur van vertrek en wijze van afsluiting (met inbegrip van de automatische afsluiting op het door de Club aangegeven sluitingsuur), hoedanigheid (schutter of monitor), gebruikte wapens in de vorm van een vastgelegde benaming, type en kaliber, nooit een nominatief wapen uit de inventaris, auteur van de registratie, rechtzettingen enkel door toevoeging |
| Ontvangers | Het bevoegde personeel van de betrokken Club, en uitsluitend van die club. Het lid voor zijn eigen lijnen |
| Termijn | Tien (10) jaar, zoals het standregister en om dezelfde reden |
| Voorbehoud | Deze termijn is door deze overeenkomst vastgelegd en in uitvoering op 30 augustus 2026. Hij wordt nog niet toegepast door een automatische opschoning. Takion signaleert die afwijking in plaats van ze te verzwijgen |
| Element | Inhoud |
|---|---|
| Voorwerp | Het ledenbestand dat de Club in een ouder programma bijhield in Gunbix overnemen, samen met de bijbehorende frequentiegeschiedenis |
| Rechtsgrond van de Club | Artikel 6, lid 1, punt b), uitvoering van de aansluitingsovereenkomst die elk lid met de Club verbindt |
| Betrokkenen | Leden en oud-leden die in het bestand voorkomen, met inbegrip van wie nooit een Gunbix-account zal aanmaken |
| Gegevens | Naam, voornaam, geboortedatum, adres, gemeente, land, nationaliteit, e-mailadres, twee telefoonnummers, lidnummer, federatienummer en licentiedata, frequentiegeschiedenis |
| Bij de invoer geweerde gegevens | Rijksregisternummer, elke vermelding betreffende een uittreksel uit het strafregister of een medisch attest, foto. De wering is automatisch en niet instelbaar |
| Termijn | De duur van de aansluiting, daarna twaalf (12) maanden. De ruwe bronlijn van de invoer wordt op negentig (90) dagen gewist |
| Voorbehoud | De duur van de aansluiting plus twaalf maanden is door deze overeenkomst vastgelegd en in uitvoering op 30 augustus 2026. Op vandaag wordt enkel de wissing van de ruwe bronlijn automatisch toegepast |
| Informatie van de betrokkenen | Artikel 14 AVG, binnen de maand na de invoer. Takion levert de tekst; het versturen is de handeling van de Club |
| Element | Inhoud |
|---|---|
| Voorwerp | De e-mails bezorgen die de Club vanuit de Dienst aan haar leden richt: groepsbericht opgesteld door een beheerder, automatische herinnering voor een document dat vervalt, waarschuwing bij een kwartaal zonder beurt, overzicht gericht aan het personeel |
| Gegevens | E-mailadres van het lid, antwoordadres van de Club, onderwerp en inhoud van het bericht, naam van de Club, aard en vervaldatum van het betrokken document. De bestemmelingen worden door de Dienst bepaald op basis van het bestand van de Club volgens een gesloten filter, nooit aangeleverd door de browser van de bestuurder; er vertrekt één bericht per bestemmeling, en geen enkel adres wordt aan een ander lid onthuld |
| Bovengrenzen | Vijfhonderd bestemmelingen per campagne, tien campagnes per dag en per Club, onderwerp van tweehonderd tekens, inhoud van tienduizend tekens |
| Bewaard spoor | Het onderwerp, de toegepaste filter en het aantal bestemmelingen worden in het auditlogboek van de Club opgenomen. De inhoud van het bericht wordt niet bewaard |
| Termijn | Bezorgingsgebeurtenis: twaalf (12) maanden. Lijn van het auditlogboek van de Club: volgens de op dat logboek toepasselijke termijn |
| Meting van opening en klik | Geen. Zie artikel 3 bis |
Vastgesteld op 30 augustus 2026 op de code van de Dienst. Elke maatregel van deze bijlage is verifieerbaar in de code en, voor de meeste, gedekt door geautomatiseerde tests.
Dit onderdeel bestaat omdat een Club haar eigen effectbeoordeling op bijlage 2 baseert, en een bijlage die verzwijgt wat Takion weet te ontbreken, haar zou misleiden. Elk van deze punten is het voorwerp van een gedateerd plan.
| Subverwerker | Rol | Ligging | Actief |
|---|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Hosting van de applicatie, uitvoering van de code, databank, bestandsopslag, distributienetwerk, routering van de post naar de gepubliceerde contactpunten | Bestandsopslag: Europese Unie, afgedwongen jurisdictie. Databank: West-Europa vastgesteld, zonder afgedwongen jurisdictie. Uitvoering: wereldwijd netwerk. Zie artikel 7 | ja |
| Resend, Inc. | Bezorging van de e-mails verstuurd voor rekening van de Club: groepsbericht, herinnering voor een document dat vervalt, waarschuwing bij een kwartaal zonder beurt, overzicht aan het personeel. Doorgegeven gegevens: e-mailadres van het lid, antwoordadres van de Club, onderwerp en inhoud van het bericht, naam van de Club, aard en vervaldatum van het document. De dienstverlener maakt voor elk bericht de bezorgingsgebeurtenissen aan en bewaart ze. De opties voor het volgen van opening en klik van de dienstverlener worden niet gebruikt | Verenigde Staten. Doorgiften geregeld door de standaardcontractbepalingen | ja |
| Google Ireland Limited (Firebase Cloud Messaging) | Bezorging van de pushmelding die een herinnering voor een documentair stuk of een waarschuwing bij een kwartaal zonder beurt vergezelt. Doorgegeven gegevens: toesteltoken, titel en inhoud van de melding | Europese Unie, met doorgiften naar Google LLC geregeld door de standaardcontractbepalingen | nee. De code bestaat en verstuurt geen enkele oproep. De ingebruikname ervan zal het voorwerp uitmaken van de vooropzegging van dertig dagen van artikel 6 |
De publieke en bijgewerkte lijst wordt bijgehouden op https://gunbix.com/nl/sub-processors. Zij omvat daarnaast de dienstverleners waarop Takion een beroep doet voor de verwerkingen waarvoor zij zelf verantwoordelijke is, en die niet onder deze overeenkomst vallen.
Deze overeenkomst wordt langs elektronische weg aanvaard in de Dienst, onder de voorwaarden van artikel 2 bis. Het bewijs van de aanvaarding vermeldt de versie van de overeenkomst, de cryptografische afdruk van haar tekst, de identiteit van de Club, de naam en de functie van de ondertekenaar, en de datum en het uur.
Voor TAKION SRL wordt deze versie ondertekend door Giannino Cuignet, bestuurder, op de datum van uitwerking vermeld bovenaan het document. Die handtekening geldt voor alle aanvaardingen van deze versie.
Een Club die de voorkeur geeft aan een met de hand ondertekend exemplaar, kan dat vragen via privacy@takion.be.
| Partij | Naam en functie | Datum | Handtekening |
|---|---|---|---|
| De Club | |||
| TAKION SRL | Giannino Cuignet, bestuurder | 30 augustus 2026 |