Zwei Bereiche von Gunbix erfassen Personen, die kein Konto haben, keine allgemeinen Bedingungen angenommen haben und meist nie von dem Dienst gehört haben:
In beiden Fällen werden die Daten nicht bei der Person im Rahmen einer Beziehung zu Takion erhoben: Es ist der Club, der sie einträgt oder überträgt. Artikel 14 DSGVO ist anwendbar, und er ist anspruchsvoller als Artikel 13, gerade weil die Person nichts davon ahnt.
Die Informationspflicht trifft den Club, der für diese beiden Bereiche der Verantwortliche ist (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Blätter 15 und 16). Takion ist sein Auftragsverarbeiter. Dieses Dokument stellt dem Club die beiden zu verwendenden Texte bereit; sie auszuhängen und zu versenden bleibt seine Handlung, und Takion hat kein Mittel, dies an seiner Stelle zu tun.
Beide Texte sind bewusst kurz. Artikel 12 Absatz 7 DSGVO erlaubt eine gestufte Information: ein kurzer Hinweis, der das Wesentliche sagt, und ein Verweis auf die Datenschutzerklärung für die Einzelheiten. Ein Hinweis, den niemand liest, informiert niemanden.
Gut lesbar am Schalter auszuhängen, dort, wo das Personal einen Besucher einträgt, und der Person in dem Augenblick zu zeigen, in dem nach ihrem Namen gefragt wird. Empfohlene Form: eine laminierte Karte oder ein A5-Rahmen, keine Zeile am unteren Rand eines Bildschirms, den die Person nicht sieht.
Ihre Daten im Standregister
Wir müssen jede Person eintragen, die hier schießt. Das ist eine gesetzliche Pflicht: Der Königliche Erlass vom 13. Juli 2000 verpflichtet jeden zugelassenen Schießstand, dieses Register zu führen und es zehn Jahre aufzubewahren.
Was wir erfassen: Ihren Namen, Ihren Vornamen, den Typ und das Kaliber der verwendeten Waffe, Ihre genauen Ankunfts- und Abgangszeiten und das Mitglied, das Sie begleitet. Wir erfassen auch Ihr Geburtsdatum und Ihre Staatsangehörigkeit, um zu prüfen, ob Sie volljährig sind und ob Sie in diesem Jahr hier nicht bereits ohne Lizenz geschossen haben; diese beiden Angaben werden nach zwei Jahren gelöscht.
Schießen Sie mit einer Tageskarte (Sie haben weder eine Sportschützenlizenz noch eine Besitzerlaubnis), erfassen wir zusätzlich Ihre Anschrift. Das Gesetz verlangt es: Diese Karte muss Ihren Namen und Ihre Anschrift tragen, und wir müssen binnen sieben Tagen eine Ausfertigung an den Gouverneur Ihrer Provinz senden. Sie wird zehn Jahre aufbewahrt, wie das Register.
Wer sie sieht: die Verantwortlichen dieses Clubs, und niemand sonst. Im Falle einer Kontrolle die Behörde, die uns zugelassen hat. Das Register wird in Gunbix geführt, einer belgischen Software (TAKION SRL), die es für unsere Rechnung in Europa hostet und keinerlei anderen Gebrauch davon macht.
Ihre Rechte: Sie können verlangen zu sehen, was über Sie erfasst ist, es berichtigen lassen oder Widerspruch einlegen. Wenden Sie sich an das Sekretariat des Clubs. Wir können Ihren Eintrag nicht vor Ablauf von zehn Jahren löschen, weil das Gesetz uns verpflichtet, ihn aufzubewahren - wir erläutern Ihnen das, wenn Sie danach fragen.
Eine Beschwerde? Datenschutzbehörde, Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel - www.autoriteprotectiondonnees.be
Vollständige Einzelheiten: gunbix.com/de/datenschutz
Vom Club zu ergänzen: der Name des Clubs und die Anschrift seines Sekretariats anstelle der Worte "dieser Club" und "das Sekretariat des Clubs".
Binnen eines Monats nach dem Import zu versenden (Artikel 14 Absatz 3 Buchstabe a DSGVO), per E-Mail oder per Post, an alle Personen, die in der übernommenen Datei erscheinen - auch an jene, die kein Konto anlegen werden. Gerade an sie richtet sich dieser Text.
Betreff: Ihr Mitgliederdatensatz hat die Software gewechselt
Guten Tag,
Der Club hat sein Verwaltungswerkzeug gewechselt. Ihr Mitgliederdatensatz, der in unserer früheren Software lag, wurde nach Gunbix übernommen, einer belgischen Anwendung, herausgegeben von TAKION SRL. Wir teilen Ihnen das mit, weil es Ihr Recht ist, auch wenn sich für Sie nichts ändert.
Was übertragen wurde: Ihr Name und Vorname, Ihr Geburtsdatum, Ihre Anschrift und Kontaktdaten, Ihre Mitgliedsnummer, Ihre Verbandsnummer und Ihre Lizenzdaten sowie die Historie Ihrer Besuche auf dem Stand.
Was nicht übertragen wurde und niemals hineingelangen wird: Ihre Nationalregisternummer, jeder Hinweis auf ein Führungszeugnis, jeder Hinweis auf ein ärztliches Attest und Ihr Lichtbild. Diese Angaben wurden vor der Übertragung automatisch ausgesondert.
Warum: damit der Club seine Mitgliederdatei und sein Standregister weiterführen kann, ohne bei null zu beginnen. Letzteres sind wir gesetzlich verpflichtet, zehn Jahre aufzubewahren.
Wer Zugang hat: die Verantwortlichen des Clubs, und niemand sonst. Takion hostet diese Daten für unsere Rechnung in Europa, auf unsere Weisung, und macht keinerlei anderen Gebrauch davon. Die Daten werden weder verkauft noch an Dritte weitergegeben noch zu Werbezwecken genutzt.
Wie lange: für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft, zuzüglich zwölf Monate. Die Historie Ihrer Besuche auf dem Stand wird hingegen zehn Jahre aufbewahrt, weil das Gesetz es uns auferlegt.
Ihre Rechte: Sie können verlangen, Ihren Datensatz einzusehen, ihn berichtigen zu lassen, seine Löschung zu verlangen oder der Verarbeitung zu widersprechen. Schreiben Sie an das Sekretariat des Clubs, das Ihnen binnen eines Monats antwortet. Befriedigt Sie unsere Antwort nicht, können Sie sich an die Datenschutzbehörde wenden (Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, www.autoriteprotectiondonnees.be).
Möchten Sie Gunbix selbst nutzen, können Sie ein Konto anlegen, und Ihr Datensatz wird ihm zugeordnet. Möchten Sie das nicht, brauchen Sie nichts zu tun: Es wird nichts von Ihnen verlangt.
Der Vorstand
Vom Club zu ergänzen: der Name des Clubs, die Anschrift seines Sekretariats und der Name der verlassenen Software, falls der Club es für nützlich hält, sie zu nennen.
dpa.md). Kein Club hat dies bis heute getan.