Twee onderdelen van Gunbix registreren personen die geen account hebben, geen enkele algemene voorwaarde hebben aanvaard en meestal nooit van de Dienst hebben gehoord:
In beide gevallen worden de gegevens niet bij de persoon verkregen in het kader van een relatie met Takion: het is de club die ze inschrijft of overdraagt. Artikel 14 AVG is van toepassing, en het is veeleisender dan artikel 13, juist omdat de persoon nergens weet van heeft.
De informatieplicht rust op de club, die voor deze twee onderdelen de verwerkingsverantwoordelijke is (register van de verwerkingsactiviteiten, fiches 15 en 16). Takion is haar verwerker. Dit document levert de club de twee te gebruiken teksten; ze uithangen en versturen blijft haar handeling, en Takion heeft geen enkel middel om dat in haar plaats te doen.
Beide teksten zijn bewust kort. Artikel 12, lid 7, AVG laat informatie in lagen toe: een korte vermelding die het wezenlijke zegt, en een verwijzing naar het privacybeleid voor de details. Een vermelding die niemand leest, informeert niemand.
Uit te hangen op een leesbare plaats aan de balie, daar waar het personeel een bezoeker inschrijft, en aan de persoon te tonen op het ogenblik waarop naar zijn naam wordt gevraagd. Aanbevolen vorm: een geplastificeerde kaart of een A5-kader, geen regel onderaan een scherm dat de persoon niet ziet.
Uw gegevens in het standregister
Wij moeten elke persoon inschrijven die hier schiet. Dat is een wettelijke verplichting: het koninklijk besluit van 13 juli 2000 verplicht elke erkende schietstand dit register bij te houden en het tien jaar te bewaren.
Wat wij noteren: uw naam, uw voornaam, het type en het kaliber van het gebruikte wapen, uw exacte uren van aankomst en vertrek, en het lid dat u vergezelt. Wij noteren ook uw geboortedatum en uw nationaliteit, om na te gaan of u meerderjarig bent en of u dit jaar hier nog niet zonder vergunning hebt geschoten; die twee gegevens worden na twee jaar gewist.
Schiet u met een dagkaart (u hebt noch een sportschutterslicentie, noch een vergunning tot voorhanden hebben), dan noteren wij bovendien uw adres. De wet vereist dat: die kaart moet uw naam en uw adres dragen, en wij moeten er binnen zeven dagen een exemplaar van naar de gouverneur van uw provincie sturen. Zij wordt tien jaar bewaard, zoals het register.
Wie ze ziet: de verantwoordelijken van deze club, en niemand anders. Bij een controle, de autoriteit die ons heeft erkend. Het register wordt bijgehouden in Gunbix, een Belgisch programma (TAKION SRL) dat het voor onze rekening in Europa host en er geen enkel ander gebruik van maakt.
Uw rechten: u kunt vragen te zien wat over u is genoteerd, het laten verbeteren, of u ertegen verzetten. Richt u tot het secretariaat van de club. Wij kunnen uw inschrijving niet vóór tien jaar wissen, omdat de wet ons verplicht ze te bewaren - wij leggen u dat uit als u erom vraagt.
Een klacht? Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel - www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Volledige details: gunbix.com/nl/privacy
Door de club aan te vullen: de naam van de club en het adres van haar secretariaat, in plaats van de woorden "deze club" en "het secretariaat van de club".
Te versturen binnen de maand na de invoer (artikel 14, lid 3, punt a), AVG), per e-mail of per post, aan alle personen die in het overgenomen bestand voorkomen - ook aan wie geen account zal aanmaken. Juist tot hen richt deze tekst zich.
Onderwerp: uw ledenfiche is van programma veranderd
Beste,
De club heeft van beheerinstrument gewisseld. Uw ledenfiche, die in ons vorige programma stond, is overgenomen in Gunbix, een Belgische applicatie uitgegeven door TAKION SRL. Wij brengen u daarvan op de hoogte omdat dat uw recht is, ook al verandert er voor u niets.
Wat is overgedragen: uw naam en voornaam, uw geboortedatum, uw adres en contactgegevens, uw lidnummer, uw federatienummer en uw licentiedata, alsook de geschiedenis van uw bezoeken aan de stand.
Wat niet is overgedragen en er nooit in zal komen: uw rijksregisternummer, elke vermelding betreffende een uittreksel uit het strafregister, elke vermelding betreffende een medisch attest, en uw foto. Die gegevens zijn vóór de overdracht automatisch geweerd.
Waarom: opdat de club haar ledenbestand en haar standregister zou kunnen blijven bijhouden zonder van nul te herbeginnen. Dat laatste zijn wij wettelijk verplicht tien jaar te bewaren.
Wie er toegang toe heeft: de verantwoordelijken van de club, en niemand anders. Takion host deze gegevens in Europa voor onze rekening, op onze instructies, en maakt er geen enkel ander gebruik van. De gegevens worden niet verkocht, niet aan derden doorgegeven en niet voor reclamedoeleinden gebruikt.
Hoe lang: de duur van uw aansluiting, plus twaalf maanden. De geschiedenis van uw bezoeken aan de stand wordt tien jaar bewaard, omdat de wet ons daartoe verplicht.
Uw rechten: u kunt vragen uw fiche in te zien, ze te laten verbeteren, de wissing ervan te vragen of u tegen de verwerking ervan te verzetten. Schrijf naar het secretariaat van de club, dat u binnen de maand antwoordt. Stelt ons antwoord u niet tevreden, dan kunt u zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Wenst u Gunbix zelf te gebruiken, dan kunt u een account aanmaken en wordt uw fiche eraan gekoppeld. Wenst u dat niet, dan hoeft u niets te doen: er wordt u niets gevraagd.
Het bestuur
Door de club aan te vullen: de naam van de club, het adres van haar secretariaat, en de naam van het verlaten programma indien de club het nuttig acht dat te vermelden.
dpa.md). Geen enkele club heeft dat tot op heden gedaan.